RESMİ MEKTUPLAR, İŞ MEKTUPLARI

RESMİ MEKTUPLAR, İŞ MEKTUPLARI
Bir talebi ya da siparişi bildirmek, bir soruna açıklık getirmek, iş başvurusunda bulunmak, bir üst makama belirli bir durumla ilgili bilgi iletmek vb. amaçlarla kişiler ile kişiler, kişiler ile kurumlar ya da kurumlar ile kurumlar arasında yapılan yazışmalardır.

Özellikleri:
-Kuruma ya da kişiye yönelik hitapla başlanmalıdır.
-Ad, adres, tarih belirtilmelidir.
-Açık, temiz, düzgün bir Türkçe’yle kaleme alınmalıdır.
-Amaç açıkça belirlenmelidir.
-Birden fazla sorun söz konusuysa maddeler ya da paragraflar halinde belirtilmelidir.
-Saygılı, ciddi bir dil ve üslup kullanılmalıdır.
-Mektup bir kurum tarafından yazılıyorsa, kurumun antetli kâğıdı ve zarfı kullanılmalıdır.
-Daha önce yazılmış bir mektuba karşılık olarak yazılıyorsa, “ilgi” başlığı altında hangi tarih ve hangi sayılı, hangi konuyla ilgili yazıya karşılık olduğu belirtilmelidir.
-Sorun, durum ya da dilek açıkça ve kısa cümlelerle belirtilmelidir.
-Sonuç cümlesinde makamlar arasındaki hiyerarşik düzene dikkat edilmelidir. Üst makam alt makama yazıyorsa ya da makamlar arasında denklik varsa “rica ederim”, alt makam üst makama yazıyorsa “saygılarımla arz ederim” ifadesiyle cümle tamamlanmalıdır(“...durumu bilgilerinize saygılarımla arz ederim”, “... gereğini saygılarımla arz ederim” gibi).
-Kurumdan kişiye ya da kuruma yazılıyorsa kurumun en üst makamı tarafından, kişiden kişiye yazılıyorsa yazan tarafından imzalanmalıdır.
-Ek belgeler mektubun sonunda “Ekler” başlığı altında ve maddeler halinde belirtilmelidir.
-Bilgisayarla ya da daktiloyla yazılmalıdır.
-Çizgisiz beyaz kâğıt kullanılmalıdır.
-Yazım ve noktalama kurallarına uyulmalıdır.

Örnek metin: Atatürk ile İsmet İnönü arasında İkinci İnönü Meydan Savaşı hakkındaki yazışma, Türk Dili Dergisi, Mektup Özel Sayısı, 274, Temmuz 1974: 14-15.

İKİNCİ İNÖNÜ UTKUSU ÜZERİNE ATATÜRK İLE İNÖNÜ
ARASINDA YAZIŞMA
Metristepeden
1.4.1921
Saat 6,30 sonrada Metristepeden gördüğüm durum: Gündüzbey kuzeyinde sabahtan beri direnen ve artçı olduğu sanılan bir düşman birliği sağ kanat grubunun saldırısı üzerine, dağınık olarak çekiliyor. Yakından kovalanıyor. Hamidiye yönünde karşılaşma ve çatışma yok. Bozüyük yanıyor. Düşman, binlerce ölüleriyle doldurduğu savaş alanını silâhlarımıza bırakmıştır.

Batı Cephesi Komutanı
İsmet

Ankara
1.4.1921
İnönü Savaş Meydanında Metristepede Batı Cephesi Komutanı ve Genelkurmay Başkanı İsmet Paşa'ya,

Bütün dünya tarihinde, sizin İnönü Meydan Savaşlarında yüklendiğiniz görev kadar ağır bir görev yüklenmiş komutanlar pek azdır. Ulusumuzun bağımsızlığı ve varlığı, çok üstün yönetiminiz altında şerefle görevlerini yapan komuta ve silâh arkadaşlarınızın duyarlığına ve yurtseverliği-ne büyük güvenle dayanıyordu. Siz orada yalnız düşmanı değil, ulusun ters alınyazısını da yendiniz. Düşman çizmesi altındaki karayazılı topraklarımızla birlikte bütün yurt bugün, en kıyıda köşede kalmış yerlerine dek utkunuzu kutluyor. Düşmanın yurdumuzda sonsuz yayılma isteği, dayancınızın ve yurtseverliğinizin yalçın kayalarına başını çarparak paramparça oldu.

Adınızı tarihin övünç yazıtları arasına geçiren ve bütün ulusta size karşı sonsuz bir saygı ve bağlılık duygusu uyandıran büyük savaşınızı ve utkunuzu kutlarken, üstünde durduğunuz tepenin, size binlerce düşman ölüleriyle dolu bir şeref alanı gösterdiği kadar, ulusumuz ve kendiniz için yükseliş parıltılarıyla dolu bir geleceğin çevrenini de gösterdiğini söylemek isterim.
Büyük Millet Meclisi Başkanı
Mustafa Kemal